Nowe obowiązki i uprawnienia zarządu i rady nadzorczej w spółce akcyjnej

Nowe obowiązki i uprawnienia zarządu i rady nadzorczej w spółce akcyjnej

Nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych

Z dniem 13 października 2022 r. wchodzą w życie zmiany przepisów Kodeksu Spółek Handlowych obejmujące m.in.:

  • nowe uprawnienia rady nadzorczej – narzÄ™dzia sprawniejszego i efektywniejszego nadzoru;
  • nowe obowiÄ…zki rady nadzorczej w spółce akcyjnej i poszerzony zakres nadzoru nad spółkami akcyjnymi;
  • wprowadzenie możliwoÅ›ci zatrudnienia doradcy rady nadzorczej;
  • rozszerzenie zakresu sprawozdania rady nadzorczej;
  • wprowadzenie zasady lojalnoÅ›ci wobec spółki;
  • nowe obowiÄ…zki i szerszÄ… odpowiedzialność zarzÄ…du spółki akcyjnej;
  • wymóg uzyskania zgody rady nadzorczej spółki akcyjnej na transakcje z podmiotami powiÄ…zanymi;
  • zmianÄ™ w zasadach okreÅ›lania kadencji organów.

Rada nadzorcza sprawuje nadzór nad działalnością spółki we wszystkich jej dziedzinach, w szczególności poprzez:

  • ocenÄ™ sprawozdaÅ„ w zakresie zgodnoÅ›ci z ksiÄ™gami, dokumentami spółki i stanem faktycznym,
  • ocenÄ™ wniosków zarzÄ…du dotyczÄ…cych podziaÅ‚u zysku albo pokrycia straty,
  • sporzÄ…dzanie oraz skÅ‚adanie walnemu zgromadzeniu corocznego sprawozdania rady nadzorczej.

W celu wykonania powyższych uprawnień, ale też obowiązków, zgodnie z nowymi przepisami, Rada nadzorcza:

  • może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majÄ…tku spółki;
  • może żądać od zarzÄ…du, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracÄ™ lub wykonujÄ…cych na rzecz spółki w sposób regularny okreÅ›lone czynnoÅ›ci na podstawie umowy o dzieÅ‚o, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporzÄ…dzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdaÅ„ lub wyjaÅ›nieÅ„ dotyczÄ…cych spółki, w szczególnoÅ›ci jej dziaÅ‚alnoÅ›ci lub majÄ…tku; przedmiotem żądania mogÄ… być również posiadane przez organ lub osobÄ™ obowiÄ…zanÄ… informacje, sprawozdania lub wyjaÅ›nienia dotyczÄ…ce spółek zależnych oraz spółek powiÄ…zanych; osoby te zobowiÄ…zane sÄ… udzielić informacji niezwÅ‚ocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni, chyba że rada nadzorcza wyznaczy dÅ‚uższy termin (art. 382 § 4 -6 KSH);

Rada nadzorcza – współpraca z biegłym rewidentem

Rada nadzorcza zobowiązana jest z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem są sprawy związane z badaniem sprawozdań finansowych. Spółka zapewnia uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej. Rada nadzorcza jest uprawniona do zadawania pytań kluczowemu biegłemu rewidentowi w trakcie posiedzenia, zaś kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej zobowiązany jest udzielać odpowiedzi na te pytania i przedstawić radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności (art. 382 § 7 KSH).

Zgoda rady nadzorczej na transakcje z podmiotem powiązanym

Nowe przepisy wprowadzają obowiązek uzyskania zgody rady nadzorczej na zawarcie przez spółkę akcyjną transakcji ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną, której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10% sumy aktywów spółki w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego spółki (art. 384 (1) KSH). Statut może wyłączyć obowiązek uzyskania zgody rady nadzorczej na te transakcje.

Przed podjęciem decyzji o wyrażeniu zgody na zawarcie transakcji zarząd udziela radzie nadzorczej informacji o:

  • firmie lub innym oznaczeniu stron transakcji;
  • charakterze powiÄ…zaÅ„ miÄ™dzy spółkÄ… a pozostaÅ‚ymi stronami transakcji;
  • przedmiocie transakcji;
  • wartoÅ›ci transakcji;
  • okolicznoÅ›ciach niezbÄ™dnych do oceny, czy transakcja jest uzasadniona interesem spółki.

W przypadku transakcji, których przedmiotem są świadczenia powtarzające się, spełniane na podstawie umowy zawartej na czas nieokreślony, za wartość transakcji uznaje się sumę świadczeń przewidzianych w umowie w pierwszych trzech latach jej obowiązywania. Przepisów tych nie stosuje się do spółek, których co najmniej jedna akcja jest dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi, oraz spółek należących do grup spółek.

Nowe sprawozdanie rady nadzorczej

Rada nadzorcza ma obowiązek sporządzać oraz składać walnemu zgromadzeniu coroczne sprawozdanie za ubiegły rok obrotowy w szerszym zakresie niż dotychczas. Sprawozdanie rady nadzorczej powinno zawierać (art. 382 § 3 (1) KSH):

  • wyniki ocen sprawozdaÅ„ zarzÄ…du z dziaÅ‚alnoÅ›ci spółki oraz finansowego za ubiegÅ‚y rok obrotowy i wniosków zarzÄ…du dotyczÄ…cych podziaÅ‚u zysku albo pokrycia straty – tak jak dotychczas, a ponadto:
  • ocenÄ™ sytuacji spółki, z uwzglÄ™dnieniem adekwatnoÅ›ci i skutecznoÅ›ci stosowanych w spółce systemów kontroli wewnÄ™trznej, zarzÄ…dzania ryzykiem, zapewniania zgodnoÅ›ci dziaÅ‚alnoÅ›ci z normami lub majÄ…cymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnÄ™trznego,
  • ocenÄ™ realizacji przez zarzÄ…d obowiÄ…zków,
  • ocenÄ™ sposobu sporzÄ…dzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarzÄ…d żądanych informacji, dokumentów, sprawozdaÅ„ lub wyjaÅ›nieÅ„,
  • informacjÄ™ o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytuÅ‚u wszystkich badaÅ„ zleconych przez radÄ™ nadzorczÄ… w trakcie roku obrotowego.

Narzędzia nadzoru rady nadzorczej- delegowanie członków i komitety

Zgodnie z nowymi przepisami, rada nadzorcza może delegować swoich członków do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych oraz ustanawiać doraźny lub stały komitet rady nadzorczej. Komitet składający się z członków rady nadzorczej powołuje się do pełnienia określonych czynności nadzorczych (w spółkach publicznych funkcjonują już regulacje dotyczące komitetu audytu i komitetu ds. wynagrodzeń, nowe przepisy wprowadzają taką możliwość dla wszystkich spółek akcyjnych). W obu przypadkach członkowie rady nadzorczej nie są zwolnieni z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru w spółce (art. 390 (1) § 5 KSH). Delegowany członek rady nadzorczej oraz komitet rady nadzorczej:

  • majÄ… prawo podejmować czynnoÅ›ci nadzorcze przewidziane dla rady nadzorczej, w tym dotyczÄ…ce oceny sprawozdaÅ„ finansowych, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej.
  • sÄ… uprawnieni żądania dokumentów, sprawozdaÅ„ i wyjaÅ›nieÅ„ co rada nadzorcza, a zarzÄ…d i pracownicy sÄ… zobowiÄ…zani udzielać im żądanych informacji.
  • powinni co najmniej raz w każdym kwartale roku obrotowego udzielać radzie nadzorczej informacji o podejmowanych czynnoÅ›ciach nadzorczych oraz ich wynikach.

Doradca rady nadzorczej

Rada nadzorcza jest uprawniona do zatrudnienia doradcy celem zbadania określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku (doradca rady nadzorczej) (art. 382 (1) KSH). Nowe regulacje określają następujące reguły działania i zatrudniania doradcy:

  • doradca może zostać wybrany również w celu przygotowania okreÅ›lonych analiz oraz opinii, nie tylko w celu zbadania okreÅ›lonej sprawy;
  • wybierany jest przez radÄ™ nadzorczÄ… drogÄ… uchwaÅ‚y;
  • w umowie miÄ™dzy spółkÄ… a doradcÄ… rady nadzorczej spółkÄ™ reprezentuje rada nadzorcza;
  • zarzÄ…d zapewnia doradcy rady nadzorczej dostÄ™p do dokumentów i udziela mu żądanych informacji.
  • doradcÄ™ obowiÄ…zuje nieograniczony w czasie obowiÄ…zek zachowania poufnoÅ›ci w zakresie wszystkich informacji niemajÄ…cych charakteru publicznego i dokumentów, do których miaÅ‚ dostÄ™p w trakcie wykonywania badania lub sporzÄ…dzania raportu z badania.

Rada nadzorcza może zdecydować o udostępnieniu akcjonariuszom wyników pracy doradcy rady nadzorczej, chyba że mogłoby to wyrządzić szkodę:

  • spółce,
  • spółce powiÄ…zanej albo
  • spółce lub spółdzielni zależnej, - w szczególnoÅ›ci przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiÄ™biorstwa.

W przypadku podjęcia decyzji o udostępnieniu akcjonariuszom wyników pracy doradcy rady nadzorczej, zarząd udostępnia go w sposób określony dla ogłoszenia o zwołaniu walnego zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od dnia powzięcia uchwały rady nadzorczej. Statut może wyłączyć albo ograniczyć prawo rady nadzorczej do zawierania umów z doradcą rady nadzorczej, w szczególności przez upoważnienie walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego.

Obowiązek lojalności członków rady nadzorczej i zarządu

Członek rady nadzorczej i zarządu powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Powyższa zasada wyraża mierniki zasad odpowiedzialności zarządu i rady nadzorczej wobec spółki.

Zasada lojalności polega na pełnieniu funkcji w najlepiej pojętym interesie spółki. W praktyce oznacza to, że interes spółki będzie decydującym kryterium oceny sprawowania mandatu członka rady nadzorczej, a przez to podejmowania decyzji, głosowania przez pryzmat interesu spółki, przy czym przez interes należy rozumieć w indywidualnym przypadku: interes finansowy, renomę, dobre imię, zdolność do konkurowania na rynku, działalność zgodną z prawem. Członek rady nadzorczej i zarządu nie może ujawniać tajemnic spółki, także po wygaśnięciu mandatu (art. 377 (1) i art. 387 (1) KSH). Członkowie rady nadzorczej jak i zarządu powinni ujawnić sprzeczność interesów spółki z interesami członka rady nadzorczej lub odpowiednio zarządu, jego współmałżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osób, z którymi jest powiązany osobiście. Członek rady nadzorczej i członek zarządu powinien również wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw oraz może żądać zaznaczenia tego w protokole (art. 377 i art. 388 § 5 KSH).

Nowe obowiÄ…zki zarzÄ…du wobec rady nadzorczej

Zgodnie z nowym art. 380 (1) KSH, ZarzÄ…d jest obowiÄ…zany, bez dodatkowego wezwania, do udzielenia radzie nadzorczej informacji o:

  • uchwaÅ‚ach zarzÄ…du i ich przedmiocie;
  • sytuacji spółki, spółek zależnych i spółek powiÄ…zanych, w tym w zakresie ich majÄ…tku, a także istotnych okolicznoÅ›ciach z zakresu prowadzenia spraw tych spółek, w szczególnoÅ›ci w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym;
  • postÄ™pach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju dziaÅ‚alnoÅ›ci spółki, spółek zależnych i spółek powiÄ…zanych, przy czym powinien wskazać na odstÄ™pstwa od wczeÅ›niej wyznaczonych kierunków, podajÄ…c zarazem uzasadnienie odstÄ™pstw;
  • transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznoÅ›ciach, które istotnie wpÅ‚ywajÄ… lub mogÄ… wpÅ‚ywać na sytuacjÄ™ majÄ…tkowÄ… tych spółek, w tym na ich rentowność lub pÅ‚ynność;
  • zmianach uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpÅ‚ywajÄ… lub mogÄ… wpÅ‚ywać na sytuacjÄ™ tych spółek.

Informacje, o których mowa w art. 380 (1) KSH oraz o innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki, spółek zależnych lub powiązanych, powinny być przekazywane:

  • w zakresie okreÅ›lonym w punktach 1- 3 - na każdym posiedzeniu rady nadzorczej, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej;
  • w zakresie okreÅ›lonym w punktach 4-5 - niezwÅ‚ocznie po wystÄ…pieniu okreÅ›lonych zdarzeÅ„ lub okolicznoÅ›ci.

Wszystkie informacje powinny być przedstawione na piśmie, z wyjątkiem sytuacji, gdy:

  • zachowanie tej formy nie jest możliwe ze wzglÄ™du na konieczność natychmiastowego przekazania informacji radzie nadzorczej;
  • rada nadzorcza postanowi o dopuszczalnoÅ›ci przekazywania tych informacji również w innej formie.

Statut może wyłączać albo ograniczać obowiązki informacyjne zarządu.

Odpowiedzialność członków zarządu oraz innych osób zobowiązanych

Niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie obowiązków wobec rady nadzorczej określonych w nowych przepisach, skutkuje odpowiedzialnością karną członków zarządu oraz innych osób zobowiązanych (art. 587 (1) oraz 588 (1) KSH). Odpowiedzialność dotyczy osób, które wbrew ciążącym na nich obowiązkach:

  • nie przekazujÄ… radzie nadzorczej, delegowanym czÅ‚onkom lub komitetom, informacji, dokumentów, sprawozdaÅ„ lub wyjaÅ›nieÅ„ w terminie lub przekazujÄ… je niezgodne ze stanem faktycznym, lub zatajajÄ… dane wpÅ‚ywajÄ…ce w istotny sposób na treść tych informacji, dokumentów, sprawozdaÅ„ lub wyjaÅ›nieÅ„.
  • doprowadzajÄ… do tego, że zarzÄ…d nie zapewnia doradcy rady nadzorczej dostÄ™pu do dokumentów, nie udziela mu żądanych informacji, przekazuje je niezgodne ze stanem faktycznym, lub zataja dane wpÅ‚ywajÄ…ce w istotny sposób na treść tych informacji lub dokumentów.

Osoby te podlegają grzywnie nie niższej niż 20 000 złotych i nie wyższej niż 50 000 złotych albo karze ograniczenia wolności. W przypadku, gdy czyn popełniony jest nieumyślnie podlegają grzywnie nie niższej niż 6000 złotych i nie wyższej niż 20 000 złotych.

Nowy sposób liczenia kadencji

Nowelizacja przepisów Kodeksu spółek handlowych rozstrzyga istotną kwestię dotyczącą sposobu liczenia kadencji organów spółek kapitałowych, w tym spółki akcyjnej. W konsekwencji ma rozstrzygać wątpliwości doktryny dotyczące wygaśnięcia mandatu członków organów spółek kapitałowych, w tym spółki akcyjnej. Zgodnie z nowym art. 369 § 1 zd. 2 KSH kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że statut stanowi inaczej. Dotychczas brak było podstaw w przepisach do takiej interpretacji – przepisy posługiwały się pojęciem lat, bez oznaczenia ich jako lat obrotowych. Nowe przepisy przesądzają, że w razie określenia kadencji w latach należy przez nie rozumieć lata obrotowe przyjęte w danej spółce i to w dodatku pełne, niezależnie od tego, czy członek zarządu został powołany przed rozpoczęciem roku obrotowego, czy też w jego trakcie. W tym ostatnim przypadku rok obrotowy w trakcie którego członek zarządu został powołany nie jest uwzględniany przy obliczaniu kadencji, albowiem nie jest pełnym rokiem obrotowym.

Przykład:
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami mandat członka zarządu powołanego 1.6.2021 r., na 2-letnią kadencję, w spółce, której rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2023. (tak w Uzasadnieniu rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, druk Nr 1515, Sejm IX kadencji, s. 54).

Zgodnie z przepisami przejściowymi, znowelizowane przepisy należy stosować do mandatów i kadencji członków organów, które trwają w dniu wejścia w życia ustawy.


Autorka wpisu: Karolina Janas radca prawny
Kancelaria CSW Więckowska i Partnerzy Radcy Prawni Sp.k.

Pozostałe wpisy autora

Image