Najważniejsze zmiany w prawie pracy w 2026 r.

1. Jawność wynagrodzeń w rekrutacji i neutralność płciowa nazw stanowisk

2. Wliczanie innych form aktywności zawodowej do stażu pracy

3. Planowane wdrożenie dyrektywy UE o transparentności wynagrodzeń

4. Inne zmiany

Rok 2026 to rok istotnych zmianach w prawie pracy, w szczególności planowane wdrożeniu dyrektywy UE dotyczącej transparentności wynagrodzeń. Zmiany te (część obowiązuje od 24 grudnia 2025 r., część wejdzie w życie 1 stycznia 2026 r., a pełne wdrożenie dyrektywy ma nastąpić do czerwca 2026 r.) będą miały znaczenie zarówno dla procesów rekrutacyjnych, jak i dla ustalania stażu pracy oraz polityki wynagrodzeń.

I. Jawność wynagrodzeń w rekrutacji i neutralność płciowa nazw stanowisk

Podstawa prawna: nowy art. 18^3ca § 1-3 k.p. i zmieniony art. 22¹ § ¹ pkt 6 k.p.
Wejście w życie: 24 grudnia 2025 r.

Art. 183^ca.
§  1.Osoba ubiegająca się o zatrudnienie na danym stanowisku otrzymuje od pracodawcy informację o:
1) wynagrodzeniu, o którym mowa w art. 18^3c § 2, jego początkowej wysokości lub jego przedziale - opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci oraz
2) odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania - w przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.
§  2.  Informacje, o których mowa w § 1, pracodawca przekazuje z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, w postaci papierowej lub elektronicznej, osobie ubiegającej się o zatrudnienie, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje:
1) w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
2)przed rozmową kwalifikacyjną - jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa w pkt 1;
3)przed nawiązaniem stosunku pracy - jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa w pkt 1, albo przed rozmową kwalifikacyjną
§  3.Pracodawca zapewnia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.”

Art. 22¹ § 1 pkt 6 Kodeksu pracy otrzymuje brzmienie: “§  1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: (…) 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.”

Neutralność płciowa nazw stanowisk

Zgodnie z art. 18^3ca § 3 k.p., pracodawca ma obowiązek, by ogłoszenia rekrutacyjne oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci i by proces rekrutacji przebiegał bez dyskryminacji. W praktyce oznacza to, że treść ogłoszenia i sama nazwa stanowiska nie mogą sugerować preferowanej płci kandydata. Można to osiągnąć np. poprzez:
1.    Formy uwzględniające obydwie płcie:
- kierowca/kierowczyni, opiekun/ka klienta, specjalista/-tka ds. HR,
- księgowy/-wa.

2.    Formy neutralne opisowe lub skrócone:
- osoba zajmująca się księgowością, specjalista ds. płatności,
- administracja biurowa.

3.    Formy z dopiskiem m/k (mężczyzna/kobieta): informatyk (m/k), analityk (m/k).

W języku polskim brak jednego standardu neutralności płciowej - wybór rozwiązania powinien odpowiadać czytelności komunikatu rekrutacyjnego i być zgodny z zasadą równego traktowania.

II. Wliczanie innych form aktywności zawodowej do stażu pracy

Podstawa prawna: nowy art. 302¹ oraz art. 302² Kodeksu pracy

Wejście w życie: 1 stycznia 2026 r.
Art.  302¹. 
§  1. Do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.
§  2. Do okresu zatrudnienia wlicza się okresy:
1) wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
2) wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,
3) pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą, o której mowa w pkt 1 lub 2,
4) pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
5) pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych
- w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
§  3. Do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy, o których mowa w § 1 i 2, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów.
§  4. Do okresu zatrudnienia wlicza się okres:
1) o którym mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236, z późn. zm.), w którym osoba fizyczna podejmująca działalność gospodarczą nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
2) pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną wymienioną w pkt 1, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.
§  5. Do okresu zatrudnienia wlicza się okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą, o której mowa w art. 8 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
§  6. Do okresu zatrudnienia wlicza się okres sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
§  7. Do okresu zatrudnienia wlicza się udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą.
§  8. Do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy wlicza się pracownikowi okresy, o których mowa w § 1-4 i 7, jeżeli w ramach prowadzenia pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, wykonywania umowy agencyjnej, pozostawania osobą współpracującą, o której mowa w § 1, § 2 pkt 3 i § 4 pkt 2, pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej, pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych, wykonywania działalności, o której mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, w okresie, o którym mowa w tym przepisie, w którym nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, lub wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy za granicą pracownik ten świadczył pracę na rzecz tego pracodawcy.
§  9. Osoba współpracująca, o której mowa w § 1, § 2 pkt 3, § 4 pkt 2 i § 6, oznacza osobę współpracującą w rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
§  10. W przypadku nakładania się okresów, o których mowa w § 1-7, lub nakładania się tych okresów na okres pozostawania w stosunku pracy do okresu zatrudnienia wlicza się okres najkorzystniejszy dla osoby, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia.
§  11. Okresy, o których mowa w § 1, § 4 pkt 2, § 5 i 6, potwierdza zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu.
§  12. Okresy, o których mowa w § 2, potwierdza zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
§  13.  Okresy, o których mowa w § 4 pkt 1, potwierdza zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego.

Art.  302².

Wniosek o wydanie zaświadczenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych składa osoba fizyczna, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia, w postaci elektronicznej za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Nowe przepisy znacząco rozszerzają katalog okresów, które będą wliczane do okresu zatrudnienia (od którego zależą m.in. uprawnienia urlopowe, odprawy, nagrody jubileuszowe):

Do okresu zatrudnienia wliczane będą m.in.:

- okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz okresy pozostawania osobą współpracującą przy takiej działalności (jeżeli były opłacone składki na ubezpieczenia),
- okresy wykonywania umów zlecenia, umów o świadczenie usług lub umów agencyjnych,
- okresy pozostawania członkiem spółdzielni rolniczych lub spółdzielni kółek rolniczych,
- okresy pracy zagranicznej wykonywanej na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 302¹ 1-3 k.p.).

Dodatkowo do stażu będą wliczane:
- okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
- okresy korzystania z tzw. “ulgi na start”,
- odpowiadające okresy wykonywania pracy przez osobę współpracującą (art. 302¹ 4-6 k.p.)

Jeżeli okresy te przypadają u tego samego pracodawcy, także będą wliczane do stażu pracy u tego pracodawcy, a w razie nakładania się okresów, do stażu zostanie wliczony okres najkorzystniejszy dla pracownika (art. 302¹ 10 k.p.). Okresy będą potwierdzane zaświadczeniem wydanym przez ZUS, na wniosek pracownika składany elektronicznie (art. 302¹ 11-13 k.p.oraz art. 302² k.p.).

III. Planowane wdrożenie dyrektywy UE o transparentności wynagrodzeń

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r.
Cel: eliminacja nierówności płacowych między kobietami i mężczyznami wykonującymi taką samą pracę lub pracę o porównywalnej wartości poprzez mechanizmy jawności wynagrodzeń, neutralnych kryteriów płacowych, prawa do informacji oraz raportowania luk płacowych.
Termin wdrożenia: do 7 czerwca 2026 r.

Dyrektywa przewiduje m.in.:

- prawo do informacji: pracownicy będą mogli żądać informacji o własnym wynagrodzeniu oraz o średnich wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn w porównywalnych kategoriach, a odpowiedź na wniosek będzie musiała być udzielona w określonym terminie (projekty wdrożeniowe wskazują np. 14-60 dni);
- jawność kryteriów płacowych: obowiązek udostępniania obiektywnych kryteriów wynagradzania,
- transparentność w rekrutacji: obowiązek podawania widełek płacowych i neutralnych nazw stanowisk (to zostało wdrożone nowelizacją wskazaną w pkt 1),
- obowiązki raportowe i działania naprawcze: m.in. coroczne raportowanie luk płacowych przez duże firmy oraz działania korygujące, jeśli luka przekracza 5% (pracodawcy zatrudniający ≥250 osób będą zobowiązani do corocznego raportowania luk płacowych, pracodawcy zatrudniający 100-249 osób - co 3 lata, a firmy poniżej 100 osób mogą raportować dobrowolnie lub na podstawie krajowych przepisów)

Wartościowanie stanowisk pracy - znaczenie i zakres obowiązków

W kontekście zmian w Kodeksie pracy oraz planowanego wdrożenia dyrektywy UE 2023/970 wartościowanie stanowisk pracy stanie się kluczowym elementem systemu wynagrodzeń, choć nie zostało wprost nazwane w przepisach Kodeksu pracy.

Wartościowanie stanowisk polega na systemowej, porównawczej ocenie stanowisk pracy według obiektywnych i neutralnych kryteriów, takich jak w szczególności:

- wymagane kwalifikacje i kompetencje,
- zakres odpowiedzialności (w tym odpowiedzialność finansowa, organizacyjna, za ludzi),
- złożoność i samodzielność wykonywanych zadań,
- wysiłek (umysłowy lub fizyczny),
- warunki wykonywania pracy.

Celem wartościowania nie jest ujednolicenie wynagrodzeń, lecz zapewnienie, aby stanowiska o porównywalnej wartości były wynagradzane w sposób porównywalny, a różnice
w wynagrodzeniach miały racjonalne, możliwe do wykazania uzasadnienie w obiektywnych kryteriach, a nie np. w historii zatrudnienia, negocjacjach czy płci pracownika.

Z perspektywy dyrektywy UE wartościowanie stanowisk będzie:
a) umożliwiać realizację zasady „równej płacy za pracę o równej wartości”,
b) stanowić podstawę do: ustalania widełek płacowych, odpowiedzi na wnioski pracowników o informacje płacowe i raportowania luki płacowej,
c) niezbędne w przypadku stwierdzenia luki płacowej przekraczającej 5%, gdyż w takiej sytuacji pracodawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia wspólnej oceny płac (audytu płac) i podjęcia działań korygujących.

Dyrektywa nie narzuca konkretnej metody wartościowania (np. punktowej czy porównawczej), ale wymaga, aby proces:
- był spójny w całej organizacji,
- opierał się na jasnych, z góry określonych kryteriach
- był udokumentowany i możliwy do odtworzenia w razie kontroli lub sporu,
- był neutralny płciowo i niedyskryminujący.

W praktyce oznacza to, że pracodawcy, którzy nie posiadają formalnego systemu wartościowania stanowisk albo posiadają go w szczątkowej, nieudokumentowanej formie, powinni rozważyć jego opracowanie lub uporządkowanie z wyprzedzeniem, zanim pojawią się obowiązki sprawozdawcze oraz indywidualne wnioski pracowników o informacje płacowe.

Dobrze przygotowane wartościowanie:
- ograniczy ryzyko sporów o dyskryminację płacową,
- ułatwi zarządzanie polityką wynagrodzeń,
- uporządkuje decyzje dotyczące podwyżek, awansów i przeszeregowań,
- stanowić będzie realne zabezpieczenie pracodawcy w przypadku kontroli lub postępowań sądowych.

IV. Inne zmiany.  

W nowym roku planowanych jest więcej zmian, na przykład procedowane są nowe zasady wypłacania ekwiwalentów i zwolnień lekarskich czy też – jak co roku – zmianie uległa wysokość płacy minimalnej (wzrost do roku poprzedniego).